Declaração de conteúdo: descubra para que serve e como preencher

Gestão e Administração

Atualizado em 5 agosto 25

5 minutos de leitura

Desde janeiro de 2018, a legislação exige que cargas transportadas entre estados e municípios sejam registradas por nota fiscal ou declaração de conteúdo. Este segundo documento deve ser anexado na parte externa das embalagens.

Contudo, muitos comerciantes não sabem quando a declaração deve ser apresentada, como deve ser feita e o que pode causar restrições ao envio da mercadoria. Afinal, o que é e pra que serve esse documento? Quais são as situações em que o lojista deve utilizá-lo?

Neste post, tire todas essas dúvidas, além de conhecer outras informações essenciais.

O que é a declaração de conteúdo e pra que serve?

É um documento responsável por apresentar as principais informações sobre uma mercadoria despachada pelos Correios. O formulário acompanha todas as embalagens e é anexado do lado de fora do pacote. Entre as descrições, estão:

• descrição do item no pacote pra envio;
• quantidade na embalagem;
• preço ou valor estimado do produto;
• dados do remente;
• dados do destinatário.

O objetivo é substituir a nota fiscal quando ela não é exigida. De acordo com a legislação do país, todas as mercadorias transportadas entre municípios e estados são obrigadas a apresentar nota fiscal ou declaração de conteúdo.

Essa medida atende os comerciantes que não emitem documentos fiscais, como o MEI que faz negócios com pessoas físicas. Entretanto, também ajuda os remetentes que querem enviar algum produto sem fins lucrativos.

Esse documento contribui tanto para o recolhimento de impostos quanto pra certificar o que há dentro do pacote enviado.

Quando a declaração de conteúdo é obrigatória?

A obrigatoriedade pode variar dependendo de quem está fazendo o envio, podendo ser pessoa física, pessoa jurídica ou MEI (Microempreendedor Individual).

Pessoa física

Quem está enviando uma mercadoria com seu próprio nome, ou seja, como pessoa física, é obrigado a preencher a declaração de conteúdo pra que seja anexada no pacote, independentemente se o despacho é algo comercial ou não.

MEI

Quem for MEI, não precisa enviar a nota fiscal na embalagem dos Correios, caso o destinatário seja pessoa física e não tenha solicitado o documento. Contudo, se o MEI optar por não mandar, é obrigado a utilizar a declaração de conteúdo.

Pessoa jurídica

No caso da pessoa jurídica que não é MEI e deseja enviar uma mercadoria com fins comerciais, é obrigatório a emissão de nota fiscal, além de precisar anexar na embalagem o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

Quando o envio não tem intuito comercial, como nos casos em que a empresa envia um presente aos colaboradores e seus parceiros, é possível usar a declaração de conteúdo pra que seja enviado pelos Correios, apesar de ser pessoa jurídica.

Como colocá-la na embalagem?

Deverá ser anexada de maneira visível do lado de fora da embalagem. O ideal é colocar o documento dentro de um saco plástico transparente. Em seguida, grudá-lo na embalagem com fita adesiva. Uma alternativa é introduzir o documento dentro de saquinhos de papel.

É necessário que a declaração de conteúdo seja dobrada de forma que deixe as principais informações do destinatário e remente visíveis. Isso facilita o trabalho do agente dos Correios, evitando possíveis danos na embalagem.

Como deve ser preenchida?

Primeiro, baixe o modelo de declaração de conteúdo, disponibilizado pelos Correios. Em seguida, é só preencher de forma digital ou manual, como preferir. Confira a seguir o passo a passo que preparamos pra você.

Informe os dados do destinatário e remetente

Deixe em branco os campos que deverão ser preenchidos obrigatoriamente pelos Correios. Depois disso, insira seus dados no campo do remetente, colete as informações fornecidas pelo cliente, como nome, CPF, endereço e preencha os campos do destinatário.

Faça a identificação dos produtos

Aqui é o momento de fazer uma descrição rápida do item que está sendo enviado, pra poder identificá-lo. Informe também a quantidade daquele produto e o valor unitário.

Assine o termo de responsabilidade

Preencha a data e o local e faça a assinatura da declaração. Lembre-se de que ao assinar a declaração, você assume que está liberado de não emitir nota fiscal. Se a fiscalização comprovar o contrário, a mercadoria poderá ser retida, e sua loja virtual sofrer sanções das autoridades.

Anexe o documento na embalagem e despache a mercadoria

Depois de preencher a declaração, anexe na embalagem como já foi explicado, com as informações do destinatário e remetente dentro de um plástico, de forma mais visível possível.

Além disso, você pode optar pela logística no e-commerce. Isso acontece com a otimização da entrega. Ela se baseia em 5 pilares, como:

• planejar o modo de entrega;
• realizar o cálculo do frete de forma eficiente;
• oferecer logística reversa;
• integrar todos os segmentos da empresa;
• utilizar métricas pra acompanhar os resultados.

Como fazer declaração de conteúdo com transportadoras privadas?

Algumas transportadoras privadas não autorizam o envio de encomendas com fins comerciais apenas com a declaração de conteúdo. A única forma de saber as regras de cada empresa é consultando de modo individual.

Pra facilitar a sua vida, elaboramos uma lista com algumas das transportadoras privadas mais utilizadas pelos e-commerces e seus posicionamentos sobre a declaração de conteúdo. Confira a seguir:

• Via Brasil: exige nota fiscal;
• Buslog: permite a declaração de conteúdo;
• LATAM Cargo: a companhia aceita, mas não pra todas as unidades. Encomendas enviadas de certos locais precisam ter nota fiscal. A medida tem o objetivo de combater a sonegação de impostos e o contrabando;
• Jadlog: também permite, exceto pra envios do Paraná;
• Azul Cargo Express: aceita declaração de conteúdo.

É importante ressaltar que, em algumas transportadoras privadas, as normas pra indenização por extravio de encomenda ou avaria podem variar conforme a documentação usada (nota fiscal ou declaração de conteúdo). Pra evitar futuros problemas, é necessário conhecer as regras da empresa de transporte escolhida.

Como você pôde perceber, a declaração de conteúdo é fundamental para o recolhimento tributário, substituindo a nota fiscal em situações em que o remetente é MEI ou pessoa física. Pra quem tem loja digital, saber como fixar o documento e despachar de forma correta as mercadorias é essencial pra fidelização e satisfação do cliente.

Contudo, uma forma de agilizar esse processo é contar com plataformas de marketplace, que já contam com cotação de frete, que geram os documentos de envio automaticamente.

Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, aprenda a importância do e-commerce para as empresas e vire um especialista no assunto!