Entenda o que é gestão de custos e como acertar na sua empresa

Gestão e Administração

Atualizado em 21 novembro 24

7 minutos de leitura

Nos primeiros 4 meses de 2021, foi possível computar mais de 400 mil empresas que precisaram encerrar as atividades, de acordo com o Mapa de Empresas, do Ministério da Economia. Sabe um dos principais passos pra evitar a falência dos negócios? Fazer uma boa gestão de custos.

Esse é um dos principais passos pra que um negócio consiga se manter ativo por muito tempo, garantindo uma boa saúde financeira. Só que também sabemos que essa não é uma tarefa fácil, independentemente do tamanho da empresa.

É por isso que preparamos este guia com tudo o que você precisa fazer para realizar uma boa gestão de custos na sua empresa. Vem com a gente pra saber mais!

Qual é a diferença entre custos e despesas?

O primeiro passo é saber diferenciar um custo de uma despesa. Apesar de os nomes serem usados como sinônimos várias vezes, o significado por trás de cada palavra não é o mesmo, na prática.

Um custo é todo o dinheiro que a empresa precisa desembolsar pra que seus produtos sejam vendidos. Ou seja, tem a ver com os investimentos em matéria-prima, embalagens, equipamentos, eletricidade, salário dos colaboradores, etc.

Por outro lado, as despesas têm outro objetivo. Elas estão relacionadas aos gastos necessários pra manter a administração do negócio em dia. Nesse caso, combinam mais com os serviços essenciais da empresa.

Dentre as principais despesas que um negócio tem, podemos citar:

• impostos;
• investimentos em marketing;
• materiais e equipamentos para o dia a dia da gestão.

Isso significa que, quando você pretende melhorar a gestão dos custos do seu negócio, o foco precisa ser na administração dos valores desembolsados em torno da produção da empresa.

O que são custos fixos e variáveis?

Não pense que acabou aí! Antes de saber quais são as melhores atitudes pra garantir a gestão financeira eficiente em um marketplace, é preciso conhecer as diferentes categorias de custos.

Um custo pode ser fixo ou variável. Para cada um desse tipo, é preciso ter uma estratégia voltada para as suas características. Assim, é possível identificar onde é possível cortar gastos, sem comprometer o estado e o desenvolvimento do seu negócio. Veja mais!

Custos fixos

Os custos fixos são todos aqueles que não mudam de acordo com as principais variáveis do cotidiano. Nesse caso, mesmo se a sua loja consegue produzir mais em um mês do que no outro, esse valor continua estável.

A parte positiva dos custos fixos é que eles são previsíveis. Sendo assim, na hora de planejar o pagamento das contas, dificilmente você terá uma surpresa, sem um aviso prévio.

Já conseguiu imaginar quais são os custos fixos de um marketplace? A contratação dos planos de internet e o pagamento de funcionários são bons exemplos desse caso. Afinal, não mudam praticamente nada em um curto período.

Custos variáveis

Já os custos variáveis são aqueles que não contam com tanta estabilidade. Além disso, eles podem ou não depender do volume de produção de uma loja. Por um lado, são mais fáceis de serem administrados, principalmente quando o objetivo é cortar os gastos.

Por outro lado, fica muito mais difícil prever o quanto um negócio vai precisar gastar com os custos variáveis a cada mês. Esse é o caso de:

• conta de energia e água;
• comissão;
• gastos com embalagem;
• compra de materiais;
• taxas de envio;
• entre outras despesas.

Como realizar uma boa gestão de custos em seu marketplace?

Conhecer as diferenças entre custos variáveis e fixos vai ajudar na hora de controlar as finanças. Além disso, uma boa gestão vai garantir que diversos processos da sua empresa passem por mudanças.

Por exemplo, a definição do preço dos produtos pode ser afetada a partir do momento que você começa a melhorar a gestão de custos. Afinal, é importante que o faturamento ajude a gerar lucro. Para isso, os gastos com a produção precisam ser menores que o valor de venda.

Todo esse assunto faz a sua mente virar um nó e é difícil entender o que fazer pra lucrar cada vez mais? Então, não perca as dicas de como melhorar a gestão de custos a seguir!

Comece pelo planejamento

Afinal, o quanto a sua loja desembolsa com os custos fixos e variáveis mensalmente? Se fazer essa pergunta é importante pra saber se você está realmente acompanhando a movimentação do caixa, principalmente no que diz respeito às saídas.

Planejar o quanto serão esses gastos é um dos primeiros passos que você precisa dar pra melhorar a gestão. Com isso, é possível definir o quanto a empresa pretende desembolsar pra cada finalidade e estimar os retornos que esses investimentos podem trazer.

É claro que nem sempre é possível fazer um planejamento preciso. Como você viu, no caso dos custos variáveis, não se sabe muito bem o que esperar. Nesse caso, qual é a melhor solução?

Para você manter o máximo de controle possível sobre os custos da sua loja, é possível fazer uma média, com base nas despesas variáveis dos meses anteriores. Além disso, ao notar que a produção aumentou em 20%, por exemplo, você pode imaginar que o dinheiro investido teve um crescimento proporcional.

Defina limites

O quanto você pode gastar no próximo mês? Essa é outra pergunta-chave pra melhorar a gestão de custos. Muitas vezes, o objetivo de uma empresa é crescer, não importa como.

O perigo dessa mentalidade é não prestar atenção nas causas e consequências. Por exemplo, se você quer aumentar o número de vendas no seu negócio, será preciso elevar também a produção. Consequentemente, os custos também sobem.

O problema está justamente quando o negócio não consegue arcar com esse aumento das despesas. Além disso, dependendo do tipo de venda, pode levar um tempo até o investimento retornar totalmente. O resultado de uma iniciativa de sucesso, porém, sem planejamento e limites bem-definidos pode ser o acúmulo de dívidas ou a diminuição do capital de giro.

A boa notícia é que tem como evitar esse tipo de dor de cabeça. Uma prática muito inteligente é definir limites no orçamento. Assim, você previne gastar muito além do que foi esperado e evita prejudicar a saúde financeira do negócio.

Acompanhe o movimento do caixa

Aqui vai outra pergunta importante: onde você anota tudo o que entra e o que sai do caixa? Lembre-se de que saber o quanto a sua empresa gasta com os custos fixos e variáveis no mês é importante para o planejamento.

Sendo assim, a melhor forma de ter acesso a essa informação é garantindo que cada movimentação seja registrada. Além disso, usar um sistema para essa finalidade vai ajudar a fazer todos os cálculos sem muito trabalho e com mais precisão.

Ver tudo o que entra e o que sai constantemente ajuda a monitorar o estado financeiro da sua empresa. Com isso, é possível tomar as melhores decisões, no tempo certo, evitando chegar a níveis críticos e que comprometam a produtividade do negócio.

Como usar os dados para informações financeiras e tomada de decisão?

Parece um trabalho muito grande fazer a gestão de custos de um negócio? Saiba que problemas maiores podem vir se você não tomar esse cuidado com a sua loja virtual.

As informações que você obtém a partir dos dados da gestão de custos vão garantir que o seu negócio conte com um planejamento estratégico do começo ao fim. Assim, é possível programar os investimentos necessários e dentro do orçamento em marketing, inovação e lançamentos pra loja.

Ainda não entendeu como isso acontece? É mais simples do que parece! A gestão de custos é o cuidado que vai assegurar que você tenha atenção aos principais indicadores pra sua empresa.

Agora, vamos concordar que quem tem as informações estratégicas em mãos consegue tomar as melhores decisões, diante de cada situação, não é? É assim que você é capaz de aproveitar os dados da gestão de custos pra fazer o seu negócio ir cada vez mais além.

Com isso, é possível definir quais são as ações de marketing que serão tomadas em um determinado período, planejar os gastos com embalagem e frete, aumentar a equipe de vendas, entre várias outras atitudes que podem resultar em um crescimento sustentável da empresa.

Como automatizar os lançamentos?

É claro que você vai querer praticidade e eficiência na hora de fazer a gestão de custos. Acertamos? Então, saiba que existem algumas estratégias pra garantir que todo esse processo aconteça da melhor maneira.

Um passo importante é a automatização dos lançamentos. Para isso, você pode usar os mais variados sistemas disponíveis no mercado. Pra quem trabalha com marketplace, as integradoras são ótimas opções.

Com elas, você pode unir em um só lugar várias informações relacionadas ao seu negócio, seja do marketplace ou de qualquer outro canal de venda. Assim, toda atualização é lançada automaticamente no sistema, facilitando o acompanhamento das atividades.

Gostou de saber mais sobre o que é a gestão de custos e como ela é importante pra sua empresa? Então, não perca tempo e comece a colocar cada uma dessas dicas em prática. Assim, você garante mais oportunidades de crescimento para o negócio e, é claro, o aumento das receitas da melhor forma possível.

Curtiu a ideia? Então, não vá embora antes de conhecer as integradoras que o Magalu Marketplace trabalha!