Como fazer a gestão financeira do seu negócio virtual

Gestão e Administração

Atualizado em 10 outubro 24

14 minutos de leitura

Fazer uma boa gestão financeira é essencial para o sucesso de qualquer negócio, tanto físico quanto virtual. Afinal, quando você compreende a natureza de todas as despesas e faz uma projeção de receitas realista, o processo de tomada de decisão se torna cada vez mais assertivo, certo?

Por isso, independentemente do tamanho e da área de atuação da sua loja, é muito importante que você invista em um bom gerenciamento das finanças. Dessa forma, é possível fazer a administração correta do capital, o que evita o endividamento e viabiliza novos investimentos, sobretudo em e-commerce. Bacana, não é?

Preparamos este post pra ajudar você a entender por que esse aspecto do negócio não pode ser negligenciado e, claro, pra apresentar algumas dicas de como realizar uma boa gestão financeira. Ah, e se a sua loja está presente nos marketplaces, também trouxemos um tópico todo especial pra ajudar nessa questão. Boa leitura!

O que é gestão financeira?

A gestão financeira corresponde a um conjunto de ações e procedimentos administrativos relacionados à análise, ao planejamento e ao controle de atividades financeiras de uma empresa. Por meio dessa atividade atenta, você consegue:

• indicar possíveis cenários;
• estabelecer metas e prazos;
• acompanhar os resultados do negócio;
• cuidar do patrimônio da empresa;
• ter uma boa relação com os fornecedores;
• manter a qualidade dos produtos ou serviços;
• honrar todos os compromissos financeiros do negócio;
• investir da melhor maneira possível.

Além do mais, você consegue saber se o seu negócio está operando com lucros ou prejuízos. Com isso, dependendo da situação encontrada, é possível avaliar se é o momento de cortar gastos ou de reinvestir.

Ah, e se trabalha com vendas online, esse aspecto também não pode ser negligenciado, ok? Afinal, você também tem que tomar decisões importantes e precisa saber como está a saúde financeira da sua loja.

Como o meu negócio pode se beneficiar com a gestão financeira?

Se você quer alcançar bons resultados na sua loja, é muito importante se preocupar com o uso eficiente dos recursos financeiros, viu? Apenas desse jeito é possível avaliar se os gastos estão sendo realizados de maneira adequada.

A seguir, a gente mostra algumas das principais vantagens da gestão financeira para o seu negócio. Dá só uma olhada!

Evita e minimiza prejuízos

Ao investir em uma boa gestão financeira, você evita o mau uso dos recursos e ajuda a reduzir a inadimplência e as falhas humanas que podem ocorrer na sua loja. Com isso, a empresa tem maior segurança financeira, o que contribui com o alcance de melhores resultados. Esse já é um grande benefício pra você ter um bom gerenciamento financeiro, não acha?

Ajuda a tomar as melhores decisões

A análise de indicadores financeiros é essencial pra saber quais ações devem ser tomadas no seu negócio. Dessa forma, uma boa gestão financeira ajuda no processo de tomada de decisão, que se torne cada vez mais assertivo. Então, se você quer se destacar no seu mercado de nicho, não deixe de ter um bom gerenciamento financeiro, combinado?

Auxilia na identificação de problemas

Esse é um dos grandes benefícios de uma gestão financeira eficiente, sabia? Isso porque a análise dos dados financeiros permite que você identifique e corrija falhas e problemas que poderiam ocasionar grandes prejuízos no futuro.

Já imaginou se o contrato com um fornecedor teve um aumento de 50% e você se esqueceu de repassar esse valor aos preços de venda dos seus produtos? A loja, provavelmente, poderia operar com prejuízos e você nem saberia o motivo, não é mesmo?

Esse problema não ocorre quando a empresa faz uma boa gestão das finanças. Afinal, todas as receitas e despesas são monitoradas periodicamente, o que contribui para a identificar e reduzir os contratempos, como aqueles relacionados à precificação.

Qual é a importância do planejamento nesse processo?

O planejamento financeiro é essencial, porque fornece maior clareza em relação às receitas e despesas de determinado período. Com essa ferramenta superpoderosa, você consegue entender qual é a composição do orçamento da sua loja e, assim, identificar e corrigir alguns gastos inadequados que podem comprometer os resultados.

Como fazer um planejamento financeiro?

Já que não dá pra negligenciar o planejamento financeiro, apresentamos algumas ações relevantes que podem ser adotadas pra garantir a maior eficiência no seu negócio. Vamos lá?

Faça um levantamento da situação atual

Entender a situação atual da sua empresa é fundamental pra identificar quais ações devem ser tomadas. Pra isso, você pode fazer uma análise SWOT, que ajuda na identificação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças para a loja.

Com base nas informações levantadas, dá pra ter mais clareza do que deve ser feito pra que o seu negócio se destaque no mercado e alcance bons resultados. Esse é o primeiro passo, mas não para por aí!

Defina metas globais

Já ouviu aquele ditado que diz que ”quem não sabe aonde quer chegar, qualquer lugar serve”? Pois é, se não existem metas e objetivos claros no seu negócio, dificilmente você vai alcançar resultados relevantes no seu segmento de vendas.

Por isso, é fundamental estabelecer algumas metas globais, que devem ser alcançadas no curto, médio e longo prazos. Assim, você consegue definir todas as ações necessárias pra ter maiores chances de êxito no alcance de cada uma. E muitas vezes esse é um grande diferencial das lojas que se destacam no mercado online, viu? Pense nisso!

Crie um plano de ação

Após definir as metas, é importante considerar a seguinte pergunta: ”o que eu devo fazer para alcançar cada uma delas?”. Essa reflexão vai ajudar a criar um plano, em que devem ser definidas algumas ações a serem tomadas para o alcance dos objetivos traçados.

Para isso, pense em um objetivo e reflita sobre o que você deve fazer para alcançá-lo, o passo a passo pra subir todos os degraus e alcançar o topo da escada, sabe? Isso ajuda até a diminuir a ansiedade de ver tudo prontinho e dando ótimos resultados da noite para o dia.

Elabore um orçamento anual

Após definir as metas e o plano de ação, é fundamental que o seu negócio tenha um orçamento anual com metas estabelecidas pra cada mês. Dessa maneira, você consegue traduzir os planos estratégicos em números e, assim, tomar melhores decisões realistas para o sucesso nas vendas.

Trace possíveis cenários

A elaboração de cenários distintos é essencial pra saber como agir mesmo em momentos adversos. Por isso, não deixe de pensar nos seguintes contextos:

• otimista: em que as suas expectativas de vendas são superadas, todas as metas são batidas e os custos e despesas são reduzidos;
• pessimista: em que as suas expectativas de vendas são frustradas, as metas não são atingidas e as despesas aumentam.

Ao se preparar para esses possíveis cenários, a tendência é a de que sua loja passe por períodos de instabilidade com maior segurança. Afinal, você já tem um conjunto de ações bem definidas que devem ser tomadas nesses momentos, lembra?

Com isso, as chances de erro são reduzidas e a loja ainda tem chances maiores de se destacar no mercado. Isso porque é comum que seus concorrentes não trabalhem com essas possibilidades e sejam surpreendidos com um cenário de crise e não saibam como agir.

Por que é preciso ter uma reserva de emergência?

Por falar em crise, a reserva de emergência corresponde a um montante de capital que a pessoa deve ter acumulado pra passar com segurança por momentos de adversidade. Em geral, os especialistas recomendam que ela tenha o equivalente a cerca de seis vezes o seu custo de vida mensal.

Em situações de desemprego, por exemplo, quem poupa vai ter um período de seis meses pra se realocar no mercado de trabalho sem dificuldades financeiras. A gente viu isso acontecer durante a pandemia de Covid-19, não é mesmo? Daí a importância da reserva financeira!

E o capital de giro da loja?

No mundo empresarial, inclusive, esse conceito é semelhante ao de capital de giro, que é essencial pra qualquer tipo de negócio. Ele corresponde à diferença entre os recursos disponíveis no caixa e o somatório de todas as despesas e contas a pagar da empresa.

Em outras palavras, um capital de giro equivale ao montante necessário pra manter o negócio e garantir sua continuidade, mesmo em momentos de vacas magras.

Em um mês fraco de vendas, em que as receitas da loja não conseguem cobrir nem mesmo os custos fixos, é muito importante que você tenha um valor guardado pra passar pela crise. Isso ajuda a manter a saúde financeira do negócio, evitar o acúmulo de dívidas e até mesmo a falência.

Como calcular o capital de giro?

Em geral, não existem regras pra definir o valor agregado e do capital de giro das empresas. Entretanto, é importante fazer um planejamento pra saber qual deve ser o montante adequado para a sua loja — seja ela física, seja virtual ou híbrida.

Para isso, faça uma estimativa dos gastos mensais da empresa e multiplique por seis, pra garantir maior segurança em, pelo menos, um semestre, ok?

Pra exemplificar, suponha que, em um mês, as despesas fixas do seu negócio sejam de R$ 5.000,00 e as variáveis em torno de R$ 6.000,00. Nesse caso:

• gasto mensal = R$ 5.000 + R$ 6.000 = R$ 11.000;
• capital de giro = R$ 11.000 × 6 = R$ 66.000.

Logo, você vai precisar ter um capital de giro de R$ 66.000,00 pra ter maior segurança financeira por, pelo menos, um semestre.

Como manter o capital de giro saudável?

Além de calcular o montante ideal do capital de giro, é muito importante adotar algumas ações, como:

• ter um controle financeiro detalhado;
• buscar opções pra receber pagamentos antecipados;
• negociar condições melhores com fornecedores.

Desse jeito, além de garantir a segurança financeira, você tem maiores possibilidades de crescimento no seu segmento de atuação. Por isso, não negligencie esse aspecto do seu negócio, fechado?

Qual é a relevância e como fazer o controle do fluxo de caixa?

Agora que falamos de capital de giro, vamos falar de fluxo de caixa? Ele é utilizado pra realizar o controle de entradas e saídas de recursos em uma empresa. Ao analisar essas informações, você consegue acompanhar a situação financeira do seu negócio em determinado período.

Com isso, você pode avaliar se a sua loja está operando com lucros ou prejuízos. Além do mais, ele pode indicar se é necessário ajustar os preços ou fazer promoções pra alcançar melhores resultados. A seguir, apresentamos algumas dicas pra ajudar você a fazer esse controle eficiente do fluxo de caixa. Veja só!

Analise o saldo inicial da loja

Aqui é pra saber se o valor que o seu negócio tem em caixa é essencial pra esse processo. É a partir desse montante que as análises devem ser feitas, ok?

Categorize as contas corretamente

Separar as contas por categorias é essencial pra fazer o controle eficiente do fluxo de caixa. Uma dica interessante é inserir as receitas por tipo de produto. As despesas pessoais também devem ser divididas, ok? Dessa forma, será mais fácil analisar todos os relatórios gerados somente da loja.

Tenha disciplina no lançamento dos dados

Não adianta nada lançar apenas algumas receitas e despesas. O ideal é registrar todas as movimentações periodicamente, sem perder nenhum detalhe. Portanto, faça o lançamento de todas as receitas e despesas com disciplina e constância, combinado?

Atualize e corrija os lançamentos

É muito importante fazer a atualização e a correção de todos os lançamentos realizados no seu fluxo de caixa. Apenas dessa forma você vai conseguir trabalhar com dados fidedignos e ter um panorama real do desempenho do seu negócio.

Ao adotar essas ações, sua loja consegue ter um bom controle das entradas e saídas do caixa e, assim, você toma as melhores decisões na gestão de produtos e vende mais.

Quais são as vantagens do fluxo de caixa para o negócio?

Agora que já sabe organizar seu fluxo de caixa, apresentamos algumas vantagens de fazer um controle eficiente das entradas e saídas da sua loja. Acompanhe!

Evita gastos desnecessários

Como todas as despesas são registradas, você consegue avaliar se existe algum gasto inadequado. Com isso, é possível identificar e corrigir alguns gargalos, otimizando os recursos da empresa.

Melhora o processo de tomada de decisão

Um bom fluxo de caixa permite que o empreendedor saiba a situação real do seu negócio. Assim, ele consegue entender quais são as melhores ações que devem ser tomadas pra garantir aquele resultado de vendas que tanto deseja alcançar.

Assegura o cumprimento das obrigações fiscais

Como você bem sabe, existem várias obrigações fiscais e contábeis que toda empresa deve seguir pra evitar problemas com o fisco. Se esses gastos com impostos são contabilizados no fluxo de caixa, as chances de você esquecer ou errar algum desses lançamentos diminuem consideravelmente.

Como o meu estoque se relaciona com a saúde financeira da loja?

Você já parou pra pensar qual é a relação existente entre gestão financeira e controle de estoque? Bom, de maneira geral, o estoque representa um custo para a empresa, pois, além de o dinheiro ficar imobilizado, você tem alguns gastos extras com armazenamento, segurança e energia, certo?

Pra evitar despesas desnecessárias e não perder oportunidades de vendas, o estoque não pode ter excesso nem falta de mercadorias, viu? E uma boa gestão financeira ajuda bastante nessa questão, porque a análise dos indicadores permite saber qual é o volume de estoque ideal.

Com isso, você consegue otimizar os recursos e alocar capital em áreas que podem trazer maiores retornos. Também é importante destacar que um controle de estoque bem estruturado fornece um histórico consolidado das movimentações da loja. Isso é ótimo pra definir os planos futuros!

Como posso usar a tecnologia a favor?

Agora que você já sabe qual é a importância e os motivos de investir em uma gestão de loja virtual ou física eficiente, é importante saber que existem alguns sistemas especializados que podem ajudar nesse processo.

Várias ferramentas trazem facilidade e praticidade para o dia a dia do seu negócio. A seguir, apresentamos alguns benefícios de utilizar essas soluções.

Redução de custos operacionais

Você tem o costume de imprimir notas fiscais e documentos ou de fazer contas e anotações em papel? Saiba que, ao investir em um sistema de gestão financeira, todos esses gastos (de tempo e dinheiro) serão reduzidos.

Tudo pode ser inserido no programa de maneira organizada e simples de encontrar. Além disso, você consegue gerar relatórios com informações detalhadas da loja. Esses dados serão muito úteis para o processo de tomada de decisões, acredite!

Sabe aqueles dias em que você precisa ficar até altas horas tentando entender as movimentações financeiras da sua empresa? Com um sistema automatizado, todo esse processo é facilitado e você só precisa se preocupar em vender. Bacana, não?

Aumento da produtividade

Como esses sistemas costumam ser muito eficientes e práticos, é possível aperfeiçoar os processos operacionais do seu negócio. Dessa forma, você e outras pessoas que trabalham diretamente no que importa, preocupando-se apenas com tarefas mais estratégicas.

Integração com outros softwares

A vantagem da integração é muito importante, principalmente se a sua loja também está presente em um marketplace. Ao investir em um sistema de gestão financeira que tem essa funcionalidade, você não precisa se preocupar em fazer o controle das vendas realizadas em diversas plataformas manualmente. Isso porque ele consolida todas as informações relevantes em relatórios financeiros completos.

Segurança de dados

Usar planilhas pra controlar as entradas e saídas de uma loja ainda pode ser uma solução utilizada por muitas empresas. Porém, o uso dessas ferramentas tem se tornado cada vez mais obsoleto. Além de o processo ser mais lento, a segurança dos dados é comprometida sempre que alguém usa o seu computador.

E você sabe por que isso acontece? Porque o usuário pode conceder permissões de acesso em sites maliciosos que têm a intenção de roubar dados que deveriam ser sigilosos. Ao investir em um sistema de gestão financeira, você não precisa ter essa preocupação, pois as informações são criptografadas e ficam em segurança.

Como fazer a gestão financeira nos marketplaces?

Se você está pensando em vender em marketplace ou já vende os seus produtos em alguma dessas plataformas deve estar se perguntando como fazer a gestão financeira do seu negócio, não é mesmo?

Bom, para fazer um gerenciamento eficiente, é muito importante ter acesso a vários dados fiscais, financeiros e de desempenho. Alguns dos principais pontos que devem ser analisados são:

• produtos que têm mais saída;
• produtos que apresentam maior lucratividade;
• produtos que trazem maior receita ao negócio;
• custos operacionais;
• taxas cobradas pelos marketplaces;
• pagamentos em andamento;
• canais com melhor desempenho.

Ufa, parece muita coisa, não é mesmo? Mas não se preocupe! Com as ferramentas certas e escolhendo bons marketplaces pra vender os seus produtos de destaque você consegue ter acesso a essas informações facilmente.

Por isso, é fundamental pesquisar bastante antes de escolher quais os melhores marketplaces pra começar a vender — como aqui, no Magalu! Afinal, ninguém quer trazer problemas ou dificuldades para o seu negócio, sobretudo hoje,com tanta facilidade proporcionada pela transformação digital.

Como você pôde perceber, a gestão financeira é essencial para o sucesso de e-commerces e de qualquer outro negócio. Por meio da análise de indicadores financeiros, você consegue entender quais rumos deve dar à loja, com o objetivo de alcançar melhores resultados.

Como esse gerenciamento não é uma tarefa simples, no entanto, é essencial contar com o auxílio de sistemas especializados pra garantir eficiência no processo. Aqui, uma dica é investir nas vendas em marketplace. Afinal, há recursos bem interessantes que vão ajudar a alavancar suas vendas.

Ao chegar até aqui, entendeu qual é a importância da gestão financeira e por que você não pode negligenciar esse aspecto do seu negócio virtual? Compreendeu também como fazer o gerenciamento das finanças se a sua loja estiver presente nos marketplaces? Bom demais! Aplique o que aprendeu na sua rotina de vendas e veja os resultados surgirem com naturalidade.

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