O que são gargalos operacionais e como evitá-los? Veja 4 dicas

Gestão e Administração

Atualizado em 5 setembro 24

5 minutos de leitura

Gargalos operacionais são complicações que atrasam o andamento de todos os processos internos de uma empresa. Para resolvê-los, é preciso ter uma gestão estratégica e muito analítica.

Seja um grande índice de ociosidade no trabalho, seja um problema de gastos excessivos de materiais, qualquer tipo de gargalo operacional pode comprometer a lucratividade e a produtividade de um negócio, tornando-se uma fonte de prejuízos que pode ser combatida.

É sobre isso que queremos falar neste post. A seguir, vamos explicar o que são os gargalos operacionais, mostrar como eles prejudicam a sua empresa e dar 4 dicas estratégicas pra evitá-los. Acompanhe e saiba mais!

O que são gargalos operacionais?

Gargalos são obstáculos que diminuem o fluxo de andamento de algum processo. Para exemplificar, pense em uma garrafa: a extremidade dela serve justamente pra que possamos regular a quantidade de líquido que entra ou sai, restringindo a sua passagem.

No entanto, em uma empresa, é muito mais vantajoso que as coisas fluam sem nenhum impedimento. Desse modo, os gargalos operacionais podem ser descritos como alguma parte dos processos internos que obriga os outros a andarem mais devagar.

A equipe de gestão de um negócio deve olhar com muita atenção pra essas restrições, a fim de analisar se elas não trazem problemas pra alcançar os resultados esperados e seguir um planejamento de sucesso.

Quais são os problemas de ter gargalos na operação?

Os gargalos podem acontecer a qualquer momento, seja pela falta de um material, ausência de um dos profissionais ou sazonalidade do ramo em que a empresa atua. Existem várias situações que podem diminuir o ritmo de produção de um negócio, e isso ocorre esporadicamente. No entanto, o problema surge quando há a presença dessas restrições produtivas frequentemente.

Quando existem situações internas que trazem obstáculos pra atingir os resultados desejados, a empresa só tem a perder com isso, aumentando os índices de:

• desperdício de materiais ou produtos;
• atraso na entrega;
• absenteísmo;
• acidentes de trabalho;
• redução da qualidade dos produtos e serviços;
• insatisfação dos consumidores;
• má reputação da empresa.

A gestão de loja virtual precisa ficar muito atenta a esses problemas. Afinal, no marketplace qualquer desvio pode fazer com que um cliente prefira comprar em outros estabelecimentos online ou que parta para os físicos.

O ideal é prestar atenção nos retornos e nas opiniões dos clientes, além de utilizar índices pra acompanhar a qualidade dos processos da empresa. Caso os resultados apresentem problemas ou não estejam de acordo com o esperado, vale muito a pena revisar analiticamente todas as etapas produtivas, do ponto de vista quantitativo e qualitativo, pra identificar o que pode estar atrasando a produtividade.

Como evitar esses gargalos operacionais?

Quando um negócio convive com as complicações proporcionadas pelos gargalos operacionais, como defeitos nos produtos, atrasos na entrega, falha na comunicação, atendimento ao cliente demorado, entre outros, o público vai começar a se queixar. Além disso, haverá um maior gasto, seja de tempo ou de dinheiro, pra compensar esses problemas.

Todas as consequências dos gargalos operacionais levam à diminuição da lucratividade e ao aumento dos custos. Sendo assim, é fundamental tomar atitudes que levem à prevenção dos problemas de produtividade. Veja algumas dicas que vão ajudar a começar a ultrapassar esses obstáculos!

1. Identifique o gargalo

Tudo começa com o reconhecimento do problema. Se está acontecendo um atraso nas entregas, por exemplo, tente identificar o que está causando isso. É um problema com os fornecedores? É uma diminuição do número de colaboradores? Trata-se de algo que está atrapalhando o transporte?

Fazer questionamentos relevantes sobre o que está causando o gargalo é o primeiro passo. Somente assim será possível planejar como a empresa vai lidar com cada um dos problemas e voltar a conquistar a satisfação dos clientes.

Além disso, é essencial pensar quais são as pessoas e os setores envolvidos, tanto no problema quanto nas potenciais soluções. É importante oferecer retornos também a eles, de modo que o negócio e os parceiros possam trabalhar juntos em busca de melhorias e da prevenção de gargalos.

2. Padronize a produção

Uma produção padronizada traz vários benefícios pra uma empresa. O principal deles é o aumento da produtividade dos processos. Outra vantagem é a melhora da qualidade dos serviços e dos produtos, pois existe um modelo específico a ser seguido.

A padronização da produção também traz uma grande vantagem que é a melhor visualização do surgimento dos gargalos. Assim, com o acompanhamento constante, a gestão pode identificá-los logo no início e procurar soluções antes que eles se tornem um problema mais complicado de se resolver.

3. Tenha um planejamento estratégico

Para que a produção seja padronizada e os gargalos sejam identificados rapidamente, é necessário que o negócio tenha um planejamento bem definido. É com base nele que todo o trabalho será realizado, trazendo mais facilidade pra chegar aos resultados desejados. O plano estratégico também pode ser utilizado pra eliminar os problemas identificados.

Para montar um planejamento, é preciso em um primeiro momento definir o objetivo da empresa com esse conjunto de estratégias. Após isso, é possível organizar os passos que devem ser feitos pra que a meta final seja atingida. É nesse momento que entram as táticas mais adequadas para o plano de negócio da sua loja no marketplace.

Os processos podem ser mapeados, o que leva à padronização da operação e, consequentemente, à redução dos gargalos. Vale lembrar que todas as etapas produtivas estão conectadas entre si. Então, pra chegar até o objetivo seguindo o planejamento, mantenha todos os setores trabalhando juntos e capriche na comunicação interna.

4. Monitore o processo de forma ativa

Outra atitude indispensável é o monitoramento das etapas de produção. A gestão precisa realizar um acompanhamento pra saber se o planejamento está dando certo e ter mais controle sobre todo o processo.

Utilizar indicadores-chave de desempenho — os famosos KPIs (Key Performance Indicators) — é uma estratégia fundamental pra monitorar os resultados de forma eficiente e identificar problemas logo no início.

Como visto, os gargalos operacionais podem interferir no sucesso do e-commerce, não importa quanto tempo ele exista nem o porte. Por essa razão, quanto mais ativamente a gestão trabalhar pra eliminá-los, maior será a produtividade e a qualidade dos serviços.

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